『這個簡報太複雜了，你沒看到其他人都眼神迷離嗎？』
『這個簡報只有重點，背後的假設真的沒有問題嗎？』
這或許是許多上班族的心聲。在每一次簡報的過程中，你可能用同樣的方式進行專案或觀點說明，卻發現專案 A 很成功，專案 B 很失敗；在總經理業務會報上很成功，但在直屬主管的說明卻很失敗。有時候，你都會懷疑自己到底會不會簡報？為什麼同一個你做出來的簡報，卻無法獲得一致的好評，甚至，你的老闆都希望你去上相關的課程，明明你已經是部門裡面做得最好的那個人。
這件事情，就算我這個被公司內部戲稱為簡報之神的人，也經常徘徊在這個問題裡面。我可以大膽地說，這是一個沒有通用 100% 正確答案的難題，問題很多時候可能不是在簡報者身上，而是你在什麼場合、跟誰進行簡報。
簡報的成功，就像一場舞蹈，有一半的舞步是基本功，但另一半的節奏與默契，則取決於舞伴與當下的情境。
有標準答案的 50%：簡報的基本功
雖然我說這是沒有標準答案的問題，但仍然有一些線索是有跡可循。最基本的四個標準，包含了「基本的簡報技巧」、「合理的時間」、「故事性的敘述」及「正確」。這是一組不分場合或閱聽人都可以使用的技巧。很可惜無法告訴你，合理的時間等於 180 秒這樣精準的論述，我只能跟你分享它隱含的概念。
「基本的簡報技巧」：我理解很多人提到簡報，就會想到已逝的賈伯斯，但我會跟我的同仁說，除非你是要賣簡報的課程，或是你要準備一個會影響千萬人的談話，否則不要跟我談這個。賈伯斯跟邱吉爾在準備一場精采的表演，花費的時間是一個月，並且有整個團隊去支援他們。我們不需要做到這個，對於你不是靠簡報維生的人來說，你要學會的技巧只有不要讓你的口語表達跟身體語言讓你自己扣分變成不及格。
『基本的簡報技巧就是你與人溝通的基本要求，「請看著對方，但不需要兩眼直視目不轉睛」、「請身體面對閱聽人，至少不要屁股對著別人」、「請把話說清楚，但不需要妙語如珠」，這三個要求，不是針對簡報，而是基本尊重溝通的要求。』
「合理的時間」：這裡的「時間」不只是指你花多少時間講話，更是指你給予聽眾「理解、消化與反應」的時間。一份好的簡報，會將資訊分層，讓聽眾能跟上你的節奏。簡報的黃金原則是，你應該比聽眾更熟悉簡報內容，而非反過來。你不能期望聽眾在 10 秒內理解你花 10 天做出來的複雜圖表。合理的時間，是讓聽眾的認知負荷 (Cognitive Load) 維持在一個舒適的區間，讓他們能夠專注於你的核心觀點。
『你應該這樣看，如果這個簡報你有10分鐘的時間，這表示你最多只能講四個觀點，每個觀點最多二分鐘，最後剩下二分鐘總結。你的口語表達能力可能可以讓你用更短的時間或用更長的時間，你可以依照自己的特質去調整。』
「故事性的敘述」：人類的大腦分為兩個部分，左腦的理性與右腦的感性，所以，我們很信任知識、數據等硬資訊，但當我們要將這些資訊消化時，我們的反應會慢了一點，因此，更多時候我們是用感性直覺在整合這些硬資訊。所以，在陳述「資料」、「資訊」到觀點時，需要一點點的故事，或至少，我們應該給閱聽人一些連結詞。最厲害的是說一個數字的真實+虛擬的故事，但這需要一點設計。不過，透過「我們」、「發現」、「可能」、「不是」及「所以」的組合，至少可以帶閱聽人進入你當初思考推演的故事情境。
真實+虛擬的故事『今年的顧客滿意度高達92％，但同時我們可以發現有3％的表示非常不滿意。整體來說我們多數的（92％）客戶對於我們的服務給予很高的評價，但有3％的客戶通常屬於對公司政策不熟悉的顧客。舉個例子，在客服部回饋的狀況中，上個月有一位顧客打電話來投訴，說他購買的影印機發生故障，造成他們的困擾，客服部也調閱了相關維修紀錄及同仁的處理狀況，發現這個客戶並沒有跟我們採購紙張，近一年也沒有進行定期維修保養。因此，後續或許我們可以針對服務模式再多進行溝通』
連接詞的敘述『我們在今年顧客滿意度的調查發現整體的滿意度高達92％，但有3％的表示非常不滿意。可能這顯示了我們的服務在某個地區或價格區間的機型的服務品質或良率不佳。進一步將資料進行比對，我們發現不是地區的問題，不滿意的客戶並沒有集中在特定區域的狀況，但機型的資料對於老舊款式，今年涵蓋率較低，所以，目前我們進一步在盤點歷年的資料，預計一周後可以進一提供參考資料。』
「正確」：「正確」提的就是你的資料不應該有嚴重的錯誤，所謂的嚴重錯誤指的是並非指一個錯字或一個標點符號的遺漏，而是指會動搖你的觀點基礎、影響決策判斷，或破壞信任的資訊錯誤。你可以寫錯字（這不值得稱讚，你自己要有心理預期被罵），但你不能對你自己引用的數字、資料等不清楚它的參考性跟正確性。例如，當你說「今年的顧客滿意度高達 92%」，但事實上這個數據只來自於特定產品線，或只包含你篩選過的客戶（但篩選過的客戶，是實務上我們常見客戶省成本最容易發生的狀況）。這種以偏概全的錯誤，不僅是專業上的失誤，更會讓你在老闆心中的信任度歸零。
『我理解100％正確需要花多少心血，也可以體會在沒有資源的狀況下，這件事情其實是理想，但請至少做到標註資料來源、確認你引述無誤及說明這份資料可能的限制』
沒有標準答案的50％：簡報的節奏與默契
如果說前面提到的四個標準是基本功，那麼簡報的另一半成功，就取決於你如何與你的「舞伴」（老闆或聽眾）建立節奏與默契。你不可能用同一套舞蹈動作去面對所有舞伴，因為他們的需求、個性與思考模式都不同。
這正是你前面提到的困境：「為什麼同一個你做出來的簡報，卻無法獲得一致的好評？」因為你的簡報對象換了。老闆 A 需要快速抓住重點，老闆 B 則在意背後的假設。
這沒有標準答案的 50%，我認為有兩個核心心法：「把思考說出來」和「避免知識的詛咒」。
這兩個心法對應兩個場景。
對多數人，如果跟你熟悉的直屬主管做說明，95％你不會做簡報，或你只是做一個簡報，然後用極其輕鬆的方式跟他對話，是的這只是一份資料的溝通而已，你們有足夠的默契，你不會擔心。你實際上會需要簡報的狀況是，跟一群你不熟悉的主管（場景1）做說明或是跟一群其他部門的人做說明（場景2）。因此，我建議你這兩個心法。
場景1的對應「把思考說出來」：如果你上過簡報課，或是問 AI 你該怎麼做，標準答案就是換位思考。就像你在給 AI 下指令，你會寫『如果你是一個年約 55 歲的總經理，你會怎麼看這份簡報？』，你試圖用這種方式得到一些參考。這是一個好的方法，但我也會說這是個爛招。因為他們都不是你的老闆，甚至，你自己根本不認識你的老闆。換言之，你很難真正站在他的角度思考。
因此，「換位思考」更應該轉化為「把思考說出來」。你無法預測老闆的腦袋裡在想什麼，但你可以主動把你的思考過程呈現在簡報中，讓老闆可以跟著你的邏輯走。這不是要你把所有細節都寫出來，而是將你分析、推論、做決策的脈絡視覺化。
『我們分析的初步結果是建議公司未來應該專於高單價產品，因為在這一頁簡報上，我們進行了一些假設，從這個假捨的計算，我們可以發現，上面這個公式顯示高單價產品的客戶雖然較少，但其長期價值來看，是下面低單價產品公式計算出來的 5 倍營收』
『當然，我們也嘗試找出其他的可能的商品發展策略，各位長官可以在這頁簡報看到，我們評估了四種不同的方案，分別針對不同單價及商品組合進行評估，這一頁畫面是我們綜合比較四種方案的效益跟限制，具體細節的計算方式如同簡報頁表格下方標註，在附錄第7-11頁，有每一個方案的計算方式』
這種做法的好處是，即使老闆對你的結論有不同意見，他也能知道你為什麼會這麼想，進而可以就事論事地給予你指導或挑戰，而不是單純地質疑你的簡報。這不僅能減少誤解，也能將單向的報告轉化為雙向的溝通。
場景2的對應「知識的詛咒」：當你掌握某個領域的專業知識後，你很難想像不具備這些知識的人是如何思考的。因此，你會不自覺地在簡報中使用大量的行話、縮寫和內部專有名詞。你以為自己在講重點，但在聽眾耳裡，就像是聽天書一樣，簡報從一開始就注定失敗。
要破解這個詛咒，你的心法是：從「你的專業」跳脫到「對方的問題」。專注在對方可能的問題上，你不需要捨棄所有的專有名詞，但讓它停留在簡報的畫面上，你說的話，應該是跟大家有什麼關係？為什麼你會這麼選擇。
原始版本『我們根據 RCA 的結果，決定導入一個 microservices-based architecture 的 SaaS 服務。這將有助於我們在 AWS 上實現自動擴展和 load balancing，預期可以讓我們的 API latency 降低 30%。同時，我們也會使用 CI/CD pipeline 來加速 deployment。』
進階版本『今天我要向大家說明一個新的線上服務（SaaS 服務）。這個服務主要是為了解決一個問題：我們發現，當網站流量高峰期時，客戶會遇到反應變慢甚至當機的狀況。我們的解決方案是，導入一個新的雲端架構。這項改變對於大家來說有兩個重要的好處：
對行銷部： 這項技術將大幅提升網站的穩定性，當你們在做大型促銷活動時，客戶不再因為網站速度慢而流失，這能有效提升你們的行銷轉換率。
對財務部： 透過這個新的服務，我們能夠更有效率地利用雲端資源，只有在流量大的時候才付費，這將讓我們的 IT 成本比舊架構節省大約 20%。』
簡而言之，你的目標不是讓對方變成你的專家，而是讓他們理解你的專案與他們之間的關聯，讓他們願意支持你的方案。破解知識的詛咒，就是讓你的簡報從「自我陳述」轉變為「解決共識」。
小結
簡報對多數人來說，不是一個技能問題，而應該是一個溝通問題。
你從簡報的流派就可以發現，賈伯斯流（極簡畫面，說一個感動人的故事）、高橋流（極大文字，震撼的連續關鍵字）、微軟流（豐富資訊、縝密的架構流程圖）、公務員流（流列的文字，方便記錄）、簡報禪（大量留白、藝術畫面呈現）到對簡報保留的豐田流（一頁A3專案紀錄）及反對簡報的亞馬遜流派（六頁word備忘錄）等，其實，你可以想像，簡報本身就是溝通的載具，或許你會被某一個流派所吸引，但請注意它背後所需要的資源。同時，請記住，你是要說簡報的人，你需要某一種技巧跟能力，打動可能喜歡不同流報的簡報閱聽人。
簡報的基本功是你的武器，讓你有能力在任何場合戰鬥。但真正決定勝負的，是你對戰場的判斷，以及你與對手的節奏。賈伯斯和邱吉爾式的簡報，像是一場精心排練的盛大演出，適合讓大眾驚嘆；而我們多數人的簡報，更像是一場場需要默契配合的雙人舞。
所以，別再懷疑自己到底會不會簡報了。你的簡報可能不是不夠好，只是你還沒找到與你的「舞伴」匹配的節奏。從今天開始，除了練習基本舞步，更要學會傾聽舞伴的節奏，預判他的下一步。當你做到這兩點，你會發現，簡報不再是一場單方面的表演，而是一場優雅且高效的雙向溝通。
